Советы от команды «Google Россия»: как организовать работу из дома

Сейчас многие столичные компании и организации пытаются понять, как лучше всего организовать работу сотрудников вне офиса и при этом сохранить слаженную работу команды. Команда «Google Россия», партнер интернет-портала «Я дома», подготовила рекомендации по сохранению рабочего ритма и продуктивности для москвичей, находящихся дома на карантине. Рассказываем о приемах, которые помогут вашим сотрудникам продуктивно работать из дома и эффективно решать общие задачи.

КАК НАЛАДИТЬ УДАЛЕННУЮ РАБОТУ КОМАНДЫ

Прежде чем перенести работу из кабинетов на дом, убедитесь, что процессы отлажены, а у сотрудников есть все нужные инструменты. Вот то, что вы можете сделать заранее:

1. Создайте Google-группу для вашей команды, чтобы оставаться на связи.
   У вас появится общий адрес электронной почты — это позволит быстро обмениваться информацией со всеми участниками. А для решения неотложных вопросов подойдет групповой чат.

2. Проверьте параметры доступа к важным документам, чтобы соавторы могли при необходимости их редактировать и комментировать.
   Вы можете создать общий диск, где у всех будет доступ к файлам с любых устройств и возможность сохранять и искать нужную информацию.

3. Составьте расписание встреч прямо сейчас, чтобы постоянно быть на связи в дальнейшем.
   Распланируйте все заранее, настройте в календаре приглашения на мероприятия и прикрепите к ним нужные документы. Также стоит заранее проверить, все ли ваши сотрудники знакомы с программами для видеовстреч.

КАК ПОДДЕРЖИВАТЬ СВЯЗЬ ВНУТРИ КОМАНДЫ ЕЖЕДНЕВНО

После перехода на удаленный режим работы важно оставаться на связи, чтобы все сотрудники были в курсе происходящего.

Организуйте ежедневные встречи. Так вы сможете оставаться на связи с командой. Некоторые ваши коллеги могут чувствовать себя оторванными от остальных и вообще от рабочих процессов, поэтому видеоконференции — отличный способ поддерживать общую вовлеченность в работу. Включайте камеру во время онлайн-встреч, если это, конечно, уместно. Показывайте актуальную информацию в презентациях и задавайте вопросы, чтобы подстегнуть обсуждение. Если из-за разницы во времени кто-то не может присутствовать, записывайте встречи, но обязательно убедитесь, что все участники с этим согласны.

Постоянно обменивайтесь задачами и новой информацией. Отмечайте завершенные дела в чате или в общем документе. Так вся команда не только будет в курсе событий и задач, но и почувствует свою причастность к общему делу. Для сбора важной информации и ресурсов подойдет собственный внутренний сайт, который также позволит делиться новостями сразу со всей организацией.

Не забывайте про рабочий этикет. Если сотрудники не в офисе, это не значит, что у них много свободного времени. Проверяйте календари, прежде чем назначить встречу, а когда пишете кому-то в чате, спрашивайте, удобно ли собеседнику разговаривать. Вы также можете заранее сообщить о своей занятости, настроив рабочие часы в календаре. Если коллега попытается назначить встречу на нерабочее время, он получит об этом уведомление.

КАК ЭФФЕКТИВНО РАБОТАТЬ С ДОМАШНИМ ИНТЕРНЕТОМ

Работая из дома, вы делите одно пространство и одно подключение к Интернету с кем-то еще, поэтому при организации удаленной работы нужно учитывать и интересы другого человека. Вот несколько полезных советов, как сохранить эффективность работы и спокойствие дома.

• Не тратьте весь день на звонки по видеосвязи. Существует большое количество инструментов, позволяющих общаться с командой: групповой чат, общие документы, формы для коротких опросов и звонки через Интернет. Выберите то, что подходит вам лучше всего. Это особенно важно, если вы делите сеть с кем-то еще.

• Найдите подходящую систему работы. Возможно, вам придется попробовать разные подходы в работе из дома, прежде чем вы найдете тот, который поможет вам сохранять концентрацию и при этом не мешать домочадцам. Вот шесть советов по работе с видеозвонками (например, как включить автоматические субтитры и читать транскрипцию прямо во время встречи).

Это лишь несколько рекомендаций команды G Suite. Надеемся, они помогут вашим сотрудникам не потерять концентрацию и лучше взаимодействовать друг с другом. А чтобы узнать больше, посмотрите эти видео и прочитайте последние статьи на сайте Центра обучения.

В разделе «Ответственный работодатель» на сайте «Я дома» собрана полезная информация для столичных компаний и организаций, а также для тех москвичей, которые трудятся удаленно или остаются на своих рабочих местах во время карантина.