Что такое организационный дизайн и в чем его польза для социальной сферы

Организационный дизайн — незаменимый инструмент руководителя, который хочет, чтобы компания работала как единый механизм. Его используют, чтобы распределить зоны ответственности сотрудников и реализовать стратегию организации. Организационное проектирование, обучение и развитие персонала — инструменты, которые дополняют друг друга, поэтому столичный Институт дополнительного профессионального образования развивает направления оценки как сотрудников, так и рабочих процессов, структуры организаций. Как оптимизировать рабочие процессы, рассказала заместитель директора столичного Института дополнительного профессионального образования Наталья Букина.

— Наталья, в чем особенности организационного дизайна?

— Успех организации зависит не только от стратегии, талантливой и экспертной команды, но и от грамотно выстроенной оргструктуры и процессов. Исходя из своих целей, компания выстраивает систему взаимодействия подразделений, распределения задач, полномочий руководителей. Сделать систему гибкой, а работу эффективной помогает организационный дизайн.

Хороший дизайн всегда начинается с определения целей, задач и эффекта, который мы хотим получить, поэтому мы всегда начинаем работу с обсуждения с заказчиком этих вопросов. Затем проводим диагностику организационной структуры, штатного расписания, разрабатываем предложения по оптимизации рабочих процессов.

В результате у клиента появляется объективная картина, как работает компания, какие процессы идут гладко, а какие стоит скорректировать.

— Расскажите, какие методы используются?

— Самая трудоемкая часть процесса — «фотография рабочего дня». Группа наблюдателей фиксирует этапы работы сотрудника. Это непросто для наблюдателя и волнительно для сотрудника. Поэтому на этапе подготовки мы просим клиента побеседовать с персоналом, объяснить, зачем проводится такая работа, чтобы появление наблюдателей не стало неприятной неожиданностью.

Также мы ведем подготовительную работу с наблюдателями. Их задача — зафиксировать бизнес-процесс, определить, сколько времени уходит у сотрудника на определенный вид работы, можно ли увеличить производительность труда, упростить рабочие процессы или делегировать их другим отделам.

В результате нашей работы создается описание рабочих процессов, фиксируются те моменты, которые требуют изменений: трудности исполнения и дублирование функций сотрудников. Мы предоставляем аналитику рабочих процессов, рекомендации по оптимизации организационной структуры.

— Чем организационный дизайн полезен организациям социальной сферы?

— Для реализации проектов в социальной сфере необходим грамотный анализ, расчет и оценка ресурсов. Оргдизайн предоставляет возможность посмотреть на рабочие процессы со стороны, провести аудит, выявить и устранить ошибки.

В этом году ИДПО провел работы по анализу эффективности нескольких учреждений. В организациях Социального комплекса Москвы были сделаны «фотографии рабочего дня». По результатам мы подготовили предложения по оптимизации, которые позволят повысить качество социальных услуг. Если грамотно планировать распределение ресурсов, пересматривать ключевые направления работы, то есть совершенствовать систему, хороший результат не заставит себя ждать.

— У некоторых сотрудников сложился стереотип, что «оптимизация» равно «увольнения». Так ли это?

— Если человек регулярно повышает квалификацию, развивается и учится, не опирается только на экспертизу 10—20-летней давности, не относится к работе формально, любая организация заинтересована сохранить такого ценного сотрудника. Организационный дизайн необходим для сокращения времени на исполнение операции, исключение дублирования действий, повышение качества предоставления услуг и сервисов, увеличение количества обслуживаемых клиентов в единицу времени. Это не инструмент для сокращения персонала, а метод эффективного распределения ресурсов.

— Насколько необходима процедура оценки рабочего процесса?

— Организация может существовать без целенаправленного управления рабочими процессами либо когда ее услуга / продукт очень просты, либо в силу внешних обстоятельств, когда нет конкурентов. Запрос на изменения, в том числе организационные, возникает, если организация достигает определенного уровня зрелости, находится в условиях конкуренции, стремится повысить результативность и эффективность.

— По опыту ИДПО с какими проблемами чаще всего сталкиваются организации?

— Когда организация вырастает, управлять становится сложнее, особенно если зоны ответственности распределялись стихийно. Могут возникать сложности с пониманием, какие задачи за кем из сотрудников закреплены. Непонимание зон ответственности может приводить к дублированию функций. Дублирование, в свою очередь, может быть следствием роста и избыточного числа управленческого персонала.

Если говорить о рабочих процессах, на участках с большим количеством ошибок часто требуется обучение персонала или автоматизация деятельности. Организационный дизайн как раз позволяет понять, какие задачи и зоны ответственности дублируются, какие полномочия ни за кем не закреплены, какие уровни управления избыточны, а какие недостаточны.

— Организационный дизайн относится скорее к консалтингу. Почему ИДПО начал развивать это направление?

— Организационное проектирование, оценка, обучение, развитие персонала — инструменты, которые дополняют друг друга. Поэтому институт развивает направления оценки как сотрудников, так и рабочих процессов и структуры организаций. Все эти инструменты мы задействуем с одной целью — повысить эффективность и результативность организации. Дополнительное профессиональное образование позволяет быстро освоить новые компетенции, не увольняя сотрудников и не повышая затраты на поиск новых. Это особенно эффективно, когда встает вопрос о перераспределении персонала, формировании целевой численности под новые задачи и проекты.

— Чем тема организационного дизайна интересна лично вам?

— Погружаясь в детали и особенности работы организации, мы не только делимся экспертизой, но и находим новые нестандартные решения, обогащаем друг друга. Каждый новый проект — это путешествие вместе с заказчиком к планируемому результату.

Пресс-служба Департамента труда и социальной защиты населения города Москвы