Навигация по сайту
Настройка режима отображения
Закрыть
Гарнитура
Без засечек С засечками
Цветовая схема
Ц Ц Ц Ц Ц
Кернинг
Маленький Средний Большой
Изображения
Показать Скрыть Ч/б
Размер текста
A A A
Настройки по умолчанию
Версия для слабовидящих доступна только на десктопной версии.
Другие сайты государства
Закрыть

Карьерный эксперт центра «Моя работа» дал советы по деловой переписке

24 июня 2022 года

165

Деловая переписка из электронной почты постепенно мигрирует в чаты и мессенджеры. Тренд стал характерен не только для удаленной работы. Даже в офисах наступила эпоха распределенных команд и переписки в чатах. Это позволяет сэкономить время и ускорить взаимодействие между коллегами. Но цифровой этикет подразумевает и новые правила общения, о которых рассказала карьерный эксперт Центра «Моя работа» Галина Чемоданова.

«Самое главное в цифровом общении — уважать собеседника и экономить его время. Многое из того, без чего мы не можем представить личную беседу, неуместно в рабочих чатах. Это не просто переписка, а особый цифровой этикет, правила которого помогут вам адаптироваться в деловой среде и успешно вписаться в любой рабочий коллектив. Правила общения онлайн — одна из незаменимых цифровых компетенций для соискателей на рынке труда», — отметила карьерный эксперт центра «Моя работа» Галина Чемоданова.

Не перегружайте чат. Открытки, гифки, смайлики и фразы «привет, как настроение» — для делового общения все это совсем неуместно. Кажется, что ваши миленькие котики поднимают настроение, но на самом деле бесконечные уведомления отвлекают коллег от работы. На интернет-сленге пустое общение в чате называется «флудом», что в переводе с английского означает «наводнение, поток» (от искаженного слова flood). Это действительно так — посторонние сообщения «размывают» переписку и мешают ориентироваться в ней. Не пишите ничего, что не несет смысла и не помогает решать задачи. А если вопрос требует вовлеченности только одного или нескольких человек — не стоит засорять общий чат, а лучше обратитесь к ним лично.

Избегайте лишних эмоций. В рабочих чатах не место спорным темам: политике, религии, спортивным предпочтениям и даже любимым сериалам. Не все могут разделять вашу точку зрения, и это вызовет неконструктивную и излишне эмоциональную дискуссию. Такому формату общения не место в рабочей переписке.

Не станем лишний раз напоминать про вежливость: дискриминация по любому признаку и переход на личности недопустимы. Также не стоит излишне эмоционально реагировать на рабочие процессы и задачи — придерживайтесь нейтрального стиля. Некоторые любят нарочитую откровенность, считая ее дружелюбностью и признаком открытости, и живут по принципу «что на уме, то и на языке». В корпоративной коммуникации это неприемлемо.

Введите правила чата. Если в чате состоит очень много сотрудников из разных отделов, с разным опытом, задачами и обязанностями, стоит ввести и соблюдать правила чата. Можно даже оставить их в закрепленном сообщении.

Представьтесь, если пишете в первый раз. Если вы новый сотрудник или специалист другого отдела, который временно подключен к работе или заменяет коллегу во время отпуска — начните общение с приветствия. Обязательно укажите свое имя и должность, в каких проектах вы задействованы и за что отвечаете.

Пишите пояснения к ссылкам и документам. Одно из правил общения в чатах — экономить чужое время. В цифровой среде это считается проявлением заботы. Не скупитесь на комментарии к отправляемым файлам. Обозначьте, к каким задачам они относятся и к какому сроку необходимо сдать.

Не «плодите» множество лишних чатов. Не создавайте «великое множество переписок» по разным вопросам с одними и теми же участниками. Так велика вероятность, что важная информация затеряется или адресат попросту ее не заметит. Важно грамотно систематизировать коммуникацию и не создавать информационный шум.

Используйте функцию ответа и упоминания. Не пишите в пустоту — коммуникация будет путаться. Отвечайте на запросы, а если задачи или вопросы адресованы конкретным людям — упоминайте их через значок «@».

Пишите емко. Череда отрывистых сообщений, приходящих одно за другим, очень раздражает собеседников. Но верно и обратное — несколько мыслей, относящихся к разным задачам, не стоит «разворачивать» в огромную «простыню». В работе мы не соревнуемся в стилистике Льва Толстого, а решаем бизнес-задачи. Длинный неструктурированный текст так же сильно сбивает с толку, как и разрозненные обрывки фраз.

Соблюдайте правило приоритетов. Пишите о том, что актуально здесь и сейчас или в ближайшее время. Не надо «растекаться мыслью по древу», когда коллеги судорожно закрывают дедлайны. Несрочные просьбы в чате забудутся, а «лирические отступления» отвлекают и нервируют еще больше. Учитывайте приоритеты, а если возникают несрочные идеи — лучше собирайте их в заметках, чтобы поделиться ими в удобное для всех время.

Не пишите в нерабочее время и в выходные. Уважайте личное время коллег — и они отплатят вам тем же. Вряд ли кто-то обрадуется бесконечным сообщениям, стоя у плиты, гуляя с собакой или общаясь с детьми. Помните, что у людей есть свои дела и семьи. А если случился форс-мажор, лучше обратиться к ответственному человеку напрямую — позвоните или напишите ему, не отвлекая всех.

Систематизируйте важную информацию. Где найти важный документ полугодовой давности? Листать чаты можно долгими часами — и потерять драгоценное рабочее время. В мессенджерах предусмотрен поиск по ключевым словам, но для его удобства стоит заранее систематизировать названия документов. А в самых важных и ответственных задачах не стоит полагаться только на переписку — храните файлы в облаке или в папках.

Старайтесь не отправлять голосовые сообщения. Порой приятно услышать голос родных или друзей вживую, но к рабочей коммуникации это не относится. Голосовые сообщения в чатах возглавляют «топ раздражителей». Они удобны только для отправителя, но никак не для получателя. Представьте, насколько некомфортно слушать их в шумном помещении, в метро или во время совещания. Аудиоформат затягивает время ответа, делает невозможной быструю обратную связь. В аудиосообщениях крайне непросто искать информацию, ведь для этого придется прослушивать их вновь. Но если никак нельзя обойтись без голосовых — делайте их краткими и емкими, ведь это не аудиокнига и не подкаст.

В структуру службы занятости входит 57 отделов трудоустройства, большинство которых расположены в центрах госуслуг «Мои Документы». Флагманские центры с расширенным набором услуг находятся на улице Щепкина, д. 38, с. 1 и улице Шаболовка, д. 48, специализированный центр занятости «Моя карьера» для граждан старше 50 лет, мам с детьми, людей с инвалидностью и молодежи открыт для москвичей по адресу: улица Сергия Радонежского, д. 1, с. 1, и Кадровый центр для сотрудников, находящихся под риском увольнения, на ул. Куусинена д. 2, с. 1.

Источник

Пресс-служба Департамента труда и социальной защиты населения города Москвы

Категория новости:Труд и занятость

Категория граждан:Работники

Новости по теме