24 июня 2022 года
Деловая переписка из электронной почты постепенно мигрирует в чаты и мессенджеры. Тренд стал характерен не только для удаленной работы. Даже в офисах наступила эпоха распределенных команд и переписки в чатах. Это позволяет сэкономить время и ускорить взаимодействие между коллегами. Но цифровой этикет подразумевает и новые правила общения, о которых рассказала карьерный эксперт Центра «Моя работа» Галина Чемоданова.
«Самое главное в цифровом общении — уважать собеседника и экономить его время. Многое из того, без чего мы не можем представить личную беседу, неуместно в рабочих чатах. Это не просто переписка, а особый цифровой этикет, правила которого помогут вам адаптироваться в деловой среде и успешно вписаться в любой рабочий коллектив. Правила общения онлайн — одна из незаменимых цифровых компетенций для соискателей на рынке труда», — отметила карьерный эксперт центра «Моя работа» Галина Чемоданова.
Не перегружайте чат. Открытки, гифки, смайлики и фразы «привет, как настроение» — для делового общения все это совсем неуместно. Кажется, что ваши миленькие котики поднимают настроение, но на самом деле бесконечные уведомления отвлекают коллег от работы. На интернет-сленге пустое общение в чате называется «флудом», что в переводе с английского означает «наводнение, поток» (от искаженного слова flood). Это действительно так — посторонние сообщения «размывают» переписку и мешают ориентироваться в ней. Не пишите ничего, что не несет смысла и не помогает решать задачи. А если вопрос требует вовлеченности только одного или нескольких человек — не стоит засорять общий чат, а лучше обратитесь к ним лично.
Избегайте лишних эмоций. В рабочих чатах не место спорным темам: политике, религии, спортивным предпочтениям и даже любимым сериалам. Не все могут разделять вашу точку зрения, и это вызовет неконструктивную и излишне эмоциональную дискуссию. Такому формату общения не место в рабочей переписке.
Не станем лишний раз напоминать про вежливость: дискриминация по любому признаку и переход на личности недопустимы. Также не стоит излишне эмоционально реагировать на рабочие процессы и задачи — придерживайтесь нейтрального стиля. Некоторые любят нарочитую откровенность, считая ее дружелюбностью и признаком открытости, и живут по принципу «что на уме, то и на языке». В корпоративной коммуникации это неприемлемо.
Введите правила чата. Если в чате состоит очень много сотрудников из разных отделов, с разным опытом, задачами и обязанностями, стоит ввести и соблюдать правила чата. Можно даже оставить их в закрепленном сообщении.
Представьтесь, если пишете в первый раз. Если вы новый сотрудник или специалист другого отдела, который временно подключен к работе или заменяет коллегу во время отпуска — начните общение с приветствия. Обязательно укажите свое имя и должность, в каких проектах вы задействованы и за что отвечаете.
Пишите пояснения к ссылкам и документам. Одно из правил общения в чатах — экономить чужое время. В цифровой среде это считается проявлением заботы. Не скупитесь на комментарии к отправляемым файлам. Обозначьте, к каким задачам они относятся и к какому сроку необходимо сдать.
Не «плодите» множество лишних чатов. Не создавайте «великое множество переписок» по разным вопросам с одними и теми же участниками. Так велика вероятность, что важная информация затеряется или адресат попросту ее не заметит. Важно грамотно систематизировать коммуникацию и не создавать информационный шум.
Используйте функцию ответа и упоминания. Не пишите в пустоту — коммуникация будет путаться. Отвечайте на запросы, а если задачи или вопросы адресованы конкретным людям — упоминайте их через значок «@».
Пишите емко. Череда отрывистых сообщений, приходящих одно за другим, очень раздражает собеседников. Но верно и обратное — несколько мыслей, относящихся к разным задачам, не стоит «разворачивать» в огромную «простыню». В работе мы не соревнуемся в стилистике Льва Толстого, а решаем бизнес-задачи. Длинный неструктурированный текст так же сильно сбивает с толку, как и разрозненные обрывки фраз.
Соблюдайте правило приоритетов. Пишите о том, что актуально здесь и сейчас или в ближайшее время. Не надо «растекаться мыслью по древу», когда коллеги судорожно закрывают дедлайны. Несрочные просьбы в чате забудутся, а «лирические отступления» отвлекают и нервируют еще больше. Учитывайте приоритеты, а если возникают несрочные идеи — лучше собирайте их в заметках, чтобы поделиться ими в удобное для всех время.
Не пишите в нерабочее время и в выходные. Уважайте личное время коллег — и они отплатят вам тем же. Вряд ли кто-то обрадуется бесконечным сообщениям, стоя у плиты, гуляя с собакой или общаясь с детьми. Помните, что у людей есть свои дела и семьи. А если случился форс-мажор, лучше обратиться к ответственному человеку напрямую — позвоните или напишите ему, не отвлекая всех.
Систематизируйте важную информацию. Где найти важный документ полугодовой давности? Листать чаты можно долгими часами — и потерять драгоценное рабочее время. В мессенджерах предусмотрен поиск по ключевым словам, но для его удобства стоит заранее систематизировать названия документов. А в самых важных и ответственных задачах не стоит полагаться только на переписку — храните файлы в облаке или в папках.
Старайтесь не отправлять голосовые сообщения. Порой приятно услышать голос родных или друзей вживую, но к рабочей коммуникации это не относится. Голосовые сообщения в чатах возглавляют «топ раздражителей». Они удобны только для отправителя, но никак не для получателя. Представьте, насколько некомфортно слушать их в шумном помещении, в метро или во время совещания. Аудиоформат затягивает время ответа, делает невозможной быструю обратную связь. В аудиосообщениях крайне непросто искать информацию, ведь для этого придется прослушивать их вновь. Но если никак нельзя обойтись без голосовых — делайте их краткими и емкими, ведь это не аудиокнига и не подкаст.
Пресс-служба Департамента труда и социальной защиты населения города Москвы