Мифы многозадачности: директор Института дополнительного профобразования рассказала о распределении времени

В рабочей действительности современного человека режим многозадачности уже никого не удивляет, а порой даже является одним из требований при трудоустройстве. Но можно ли качественно выполнять несколько задач в одно и то же время? На эти и другие вопросы ответила директор Института дополнительного профессионального образования, опытный управленец и психолог Ирина Германова в рамках открытой лекции.

Режим многозадачности можно проиллюстрировать знакомым каждому примером. Вспомните водителей маршрутки: им удается управлять автомобилем, слушать радио, объявлять остановки, принимать оплату пассажиров за проезд. Создается иллюзия, что действия выполняются одновременно, но это далеко не так.

«Человек не может делать несколько дел одновременно, но в его силах приспособиться к ситуации и научиться быстро переключать внимание между задачами. Однако наиболее эффективного результата добиваются люди, которые умеют концентрировать свое внимание на одном деле, не отвлекаясь на другие вопросы», — отметила Ирина Германова.

Убедиться в этом помогает простой эксперимент. На листе бумаге напишите фразу «Многозадачность — это миф» и цифры в ряд от 1 до 21. Засеките время и выполните действия сначала параллельно, а затем последовательно. Параллельное выполнение заданий занимает у человека на 40% больше времени, при этом как правило сохраняется впечатление, что сделано очень много, а на самом деле работа может стоять на месте.

По словам Ирины Германовой, в среднем сотрудник может посвятить 11 минут сосредоточенной работе над тем или иным проектом. При этом, если работник отвлекается на параллельные задачи, то высока вероятность, что ни одна из них не будет выполнена в этот же день.

Чтобы эффективно планировать рабочее время, Ирина Германова дала несколько советов.

• Ставим цель и приоритеты
• Чтобы упорядочить задачи, сформулируйте цели, которых вы хотите достичь. Их не должно быть много. Важно, чтобы цели были привязаны ко времени, имели конкретный результат. Например, «написать книгу из 100 страниц за полгода» или «увеличить число посетителей сайта на 50% за год». Сформулировав цели, будет легче определиться с приоритетом и очередностью задач.
• Управляем своим временем
• Начните вести расписание задач. Выпишите те дела, которые необходимо сделать в течение ближайшей недели проанализируйте их. Чему вы посвящаете данные вам 168 часов? Соответствуют ли они поставленным целям? Такое упражнение позволит перераспределить задачи и сфокусироваться на главном.
• Отказываем элегантно
• Научитесь говорить «нет». Устанавливать личные границы можно совсем не резко, а элегантно. Чтобы мягко отказать собеседнику, можно использовать следующие фразы: «Мне надо проверить расписание», «Я не могу это сделать, но мой коллега, сможет Вам помочь».
• Избегаем ловушки обязательств
• Не стоит выполнять задачи по инерции и «потому что в коллективе так исторически сложилось». Пересмотрите список задач и уточните, какие из них можно оптимизировать, а от каких и вовсе отказаться, так как они уже неактуальны.
• Повышаем компетентность
• Высокая скорость печати, цифровые навыки, знание рабочих программ существенно сократят время выполнения задач, поэтому продуктивность сотрудника во многом зависит от его компетенций.

Одним из самых ценных ресурсов Ирина Германова считает время. По ее словам, успеха добивается тот специалист, который умеет грамотно распределить ежедневную деловую нагрузку, найти баланс между работой, отдыхом и личным развитием.

«Режим многозадачности создает стрессовые ситуации и приближает выгорание сотрудника. При попытке выполнить несколько задач одновременно человек допускает ошибки, и, соответственно, его самооценка снижается. Только в комфортных условиях можно продуктивно трудиться и предлагать новые интересные идеи», — резюмировала директор ИДПО.

Посмотреть полную версию лекции.

Источник

Пресс-служба Департамента труда и социальной защиты населения города Москвы