Благотворительный фестиваль Душевный Bazar каждый год объединяет тысячи неравнодушных москвичей, которые хотят популяризировать благотворительность и волонтерство среди горожан.

Руководитель проекта и исполнительный директор D-Group.Social Инга Моисеева, и технический директор Душевного Bazar’a Светлана Кожевникова поделились с нами секретами организации самого крупного благотворительного события в стране и рассказали, как можно организовать мероприятие онлайн. Эти советы пригодятся как тем, кто хочет организовать небольшую вечеринку по случаю дня рождения, так и для тем, кому надо перевести виртуально крупное корпоративное мероприятие.

«Вечеринка всегда ассоциируется с радостью, развлечениями, отдыхом, весёлым и интересным общением, вкусной едой и напитками, с нарядными людьми. А ещё, пожалуй, с различными площадками — ресторан, клуб, квартира, красивая поляна... То есть, вечеринка — это про эмоции, удовольствие и любопытные визуальные образы. И онлайн пространство вполне для этого подходит. Тем более, что алгоритмы и правила организации события не сильно отличаются от „офлайновых“, — рассказывает Светлана Кожевникова. — Итак, вы решились на этот эксперимент? Отличная идея! Вот несколько пунктов, которые стоит учесть, чтобы ваш опыт был успешным и вдохновляющим».

Составьте бриф на событие

Бриф структурирует ваши потребности, запросы, ожидания, задачи. Ответьте себе на вопросы:

  • Для чего мне нужна эта вечеринка? Какие цели вы преследуете, что привело вас к идее о вечеринке?
  • Для кого она? Кто ваша целевая аудитория? Скольких людей вы ожидаете? Что это за люди: возраст, пол, профессия, статус (друзья, коллеги, партнёры, клиенты, спонсоры)?
  • Какой результат вас обрадует? Обязательно зафиксируйте количественные и качественные показатели.
  • Какими вам видятся формат и контент? Но будьте готовы к изменениям!
  • Какая атмосфера должна быть создана? Каков образ идеальной вечеринки в вашем представлении?
  • Когда должно состояться мероприятие и сколько оно должно длиться?
  • Каков бюджет?
  • Кто отвечает за вечеринку? Вы сами или ваш партнер или подрядчик — кто именно будет отвечать за достижение планируемого результата? Из кого состоит команда по организации вечеринки — с кем вы будете творить и как распределяете зоны ответственности?
  • Планируете ли приглашать звёздных гостей и на каких условиях?
  • Будете ли продвигать мероприятие или это камерная встреча и все гости придут по приглашениям (лендинг, рассылка, соцсети)?
  • Как Вы планируете освещать мероприятие в интернете и нужно ли это с учётом удалённой работы, как будете фиксировать результаты на разных этапах работ, координировать команду (например, доска «Trello» на этапе организации и Google-таблица для фиксации KPI)?

Придумайте концепцию

Если Вам понятна цель, и вы хорошо понимаете вашу аудиторию, то разработать концепцию несложно. Ориентируйтесь на:

  • интересы и культурные ценности аудитории;
  • степень знакомства друг с другом участников;
  • опыт вашего взаимодействия;
  • событийные тренды;
  • общие настроения в обществе и в отдельных его группах.

В онлайн прогадать с концепцией — значит, провалить, мероприятие. Здесь гораздо сложнее удерживать интерес и внимание, мотивировать к участию, сохранять атмосферу.

Если вы не сориентировались на аудиторию, люди могут просто не прийти, потому что уйти с онлайн вечеринки, не дождавшись финала, воспитанному человеку непросто — в толпе не затеряться, особенно, если вы приглашаете 10-15 человек.

Концепция должна быть любопытной, неожиданной, но понятной. Она продиктует контент и точное название вечеринки, и хештег для продвижения в соцсетях.

Определитесь с форматом

Выбирайте с учётом интересов аудитории, вашего бюджета, количества участников, времени на подготовку. Вот, что мы вспомнили навскидку.

  • Благотворительный ужин/завтрак.
  • Музыкальный вечер.
  • Литературное кафе/Литературная гостиная.
  • Аукцион.
  • Пижамная вечеринка.
  • Тематическая вечеринка.
  • Арт-вечеринка (например, рисование картин или создание икебан).
  • Модная/стильная вечеринка (с приглашёнными экспертами по стилю и визажу).
  • ЗОЖ/бьюти-вечеринка (с приглашёнными экспертами по уходу за собой, питанию, спортивным активностям).
  • Девичник/Мальчишник.
  • Закрытый клуб (по мотивам элитарных деловых клубов).
  • Коктейльная вечеринка.

Всё это можно реализовать в онлайн и даже с разделением на группы по интересам в тех активностях, которые вы внесёте в программу, просто это надо учесть в сценарии и тайминге и грамотно промодерировать.

Подберите активности

Приведём самый базовый список, а остальное ограничивается только вашим воображением и возможностями.

  • Знакомство.

Придумайте заранее, как вы будете представлять гостей друг другу. Например, коротко расскажите историю вашего знакомства и пусть участник сделает в ответ то же самое. Или задайте тему: «Моё жизненное кредо», «История, которая точно демонстрирует мои главные качества», «Моя самая смешная история», «Я здесь, потому что».

Очень важно опаздывающих гостей тоже представить, чтобы ввести их в контекст и обратить внимание аудитории на нового участника, особенно если компания небольшая.

  • Мастер-классы (кулинарный, кондитерский, флористический, художественный, вокальный, танцевальный, по красоте, здоровью и стилю, по приготовлению коктейлей).
  • Розыгрыш.
  • Создание коллажей.
  • Настольные и не настольные игры.
  • Выступление кавер-групп.
  • Живое общение (чтобы никто не выпал из беседы, можно заранее составить список тем и предлагать их к обсуждению; или задать тему для обсуждения и раскрывать её через личные или профессиональные истории участников, когда они по очереди будут что-то рассказывать, а слушатели — комментировать или задавать вопросы, давать эмоциональные отклики).
  • Вручение подарков, если мероприятие посвящено празднику (день рождения, например).

Выберите приложение или площадку для трансляции

Мы рекомендуем ZOOM по нескольким причинам:

  • За время самоизоляции большинство людей освоили эту платформу для конференций.
  • Есть возможности для групповой работы, если этого потребуют ваши активности.
  • Если вы не будете привлекать организатора для вашего события, то легко сможете сами освоить платформу или найти помощника, который захочет поддержать вашу инициативу, так как многие уже прошли разные обучения и получили личный опыт управления ZOOM-конференциями.
  • Возможна запись мероприятия. Но заранее согласуйте с гостями это намерение. Не всегда сохранение историй про неформальное общение уместно, особенно если вы приглашали статусных гостей.

Предусмотрите важные организационные моменты

  • Составьте чёткий план по всем активностям.
  • Подумайте заранее о том, как пригласите гостей (рассылка по e-mail, создание лендинга, доставка приглашение курьером и т.д.).
  • Протестируйте вашу площадку и компьютеры ключевых участников события (организаторов) заранее.
  • Продумайте момент встречи и сбора гостей. Здорово, если вы заранее обсудите с участниками аперитив. Например, будете приветствовать каждого зашедшего в конференцию жестом, имитирующим чоканье бокалами.
  • Не отступайте от тайминга. Заранее сообщите гостям, что временные границы будете соблюдать жёстко. В онлайн усталость наступает быстрее. И если в момент вечеринки Ваш гость физически находится в своей квартире, то, наверняка, у него есть ограничения и обязательства перед членами семьи. Начинайте вовремя, даже если не все в сборе.
  • Начните с приветственной речью.
  • В начале вечеринки сообщите гостям правила коммуникации и взаимодействия. К кому они должны обращаться за технической помощью. Должны ли предупредить и как о своём выходе из встречи. Нужно ли выключать микрофоны. Если предполагается групповая работа, как технически вы будете это осуществлять. Познакомьте с ведущим и вашей командой.
  • Завершите мероприятие обращением к гостям, чтобы ни у кого не было сомнений, что встреча подошла к концу. Оставьте 10 минут для участников на возможность поблагодарить вас. Наверняка, им захочется поделиться эмоциями и впечатлениями, «обнять» Вас или «пожать руку».

Завершите проект

Завершить проект по организации вечеринки так же важно, как и начать.

  • Обязательно поблагодарите всех, кто участвовал и помогал организовывать. Если масштаб вечеринки был не велик, то вместе со спасибо всем заинтересованным лучше сообщить о результатах, которых вы вместе добились.
  • Расскажите о формате широкой аудитории — на вашем сайте, на страницах в социальных сетях. Возможно, те, кто побоялись прийти на первую экспериментальную вечеринку, захотят прийти на вторую, прочитав или просмотрев видео о том, как захватывающе это было.

Узнать больше о проекте Душевный Bazar можно на официальном сайте НКО. Еще больше онлайн-активностей на портале добрых дел «Я — дома».

Пресс-служба Департамента труда и социальной защиты населения города Москвы