Как провести вечеринку онлайн? Советы от организаторов Душевного Bazar’a

18 мая 2020 года

Благотворительный фестиваль Душевный Bazar каждый год объединяет тысячи неравнодушных москвичей, которые хотят популяризировать благотворительность и волонтерство среди горожан.

Руководитель проекта и исполнительный директор D-Group.Social Инга Моисеева, и технический директор Душевного Bazar’a Светлана Кожевникова поделились с нами секретами организации самого крупного благотворительного события в стране и рассказали, как можно организовать мероприятие онлайн. Эти советы пригодятся как тем, кто хочет организовать небольшую вечеринку по случаю дня рождения, так и для тем, кому надо перевести виртуально крупное корпоративное мероприятие.

«Вечеринка всегда ассоциируется с радостью, развлечениями, отдыхом, весёлым и интересным общением, вкусной едой и напитками, с нарядными людьми. А ещё, пожалуй, с различными площадками — ресторан, клуб, квартира, красивая поляна... То есть, вечеринка — это про эмоции, удовольствие и любопытные визуальные образы. И онлайн пространство вполне для этого подходит. Тем более, что алгоритмы и правила организации события не сильно отличаются от „офлайновых“, — рассказывает Светлана Кожевникова. — Итак, вы решились на этот эксперимент? Отличная идея! Вот несколько пунктов, которые стоит учесть, чтобы ваш опыт был успешным и вдохновляющим».

Составьте бриф на событие

Бриф структурирует ваши потребности, запросы, ожидания, задачи. Ответьте себе на вопросы:

Для чего мне нужна эта вечеринка? Какие цели вы преследуете, что привело вас к идее о вечеринке?
Для кого она? Кто ваша целевая аудитория? Скольких людей вы ожидаете? Что это за люди: возраст, пол, профессия, статус (друзья, коллеги, партнёры, клиенты, спонсоры)?
Какой результат вас обрадует? Обязательно зафиксируйте количественные и качественные показатели.
Какими вам видятся формат и контент? Но будьте готовы к изменениям!
Какая атмосфера должна быть создана? Каков образ идеальной вечеринки в вашем представлении?
Когда должно состояться мероприятие и сколько оно должно длиться?
Каков бюджет?
Кто отвечает за вечеринку? Вы сами или ваш партнер или подрядчик — кто именно будет отвечать за достижение планируемого результата? Из кого состоит команда по организации вечеринки — с кем вы будете творить и как распределяете зоны ответственности?
Планируете ли приглашать звёздных гостей и на каких условиях?
Будете ли продвигать мероприятие или это камерная встреча и все гости придут по приглашениям (лендинг, рассылка, соцсети)?
Как Вы планируете освещать мероприятие в интернете и нужно ли это с учётом удалённой работы, как будете фиксировать результаты на разных этапах работ, координировать команду (например, доска «Trello» на этапе организации и Google-таблица для фиксации KPI)?

Придумайте концепцию

Если Вам понятна цель, и вы хорошо понимаете вашу аудиторию, то разработать концепцию несложно. Ориентируйтесь на:

интересы и культурные ценности аудитории;
степень знакомства друг с другом участников;
опыт вашего взаимодействия;
событийные тренды;
общие настроения в обществе и в отдельных его группах.

В онлайн прогадать с концепцией — значит, провалить, мероприятие. Здесь гораздо сложнее удерживать интерес и внимание, мотивировать к участию, сохранять атмосферу.

Если вы не сориентировались на аудиторию, люди могут просто не прийти, потому что уйти с онлайн вечеринки, не дождавшись финала, воспитанному человеку непросто — в толпе не затеряться, особенно, если вы приглашаете 10-15 человек.

Концепция должна быть любопытной, неожиданной, но понятной. Она продиктует контент и точное название вечеринки, и хештег для продвижения в соцсетях.

Определитесь с форматом

Выбирайте с учётом интересов аудитории, вашего бюджета, количества участников, времени на подготовку. Вот, что мы вспомнили навскидку.

Благотворительный ужин/завтрак.
Музыкальный вечер.
Литературное кафе/Литературная гостиная.
Аукцион.
Пижамная вечеринка.
Тематическая вечеринка.
Арт-вечеринка (например, рисование картин или создание икебан).
Модная/стильная вечеринка (с приглашёнными экспертами по стилю и визажу).
ЗОЖ/бьюти-вечеринка (с приглашёнными экспертами по уходу за собой, питанию, спортивным активностям).
Девичник/Мальчишник.
Закрытый клуб (по мотивам элитарных деловых клубов).
Коктейльная вечеринка.

Всё это можно реализовать в онлайн и даже с разделением на группы по интересам в тех активностях, которые вы внесёте в программу, просто это надо учесть в сценарии и тайминге и грамотно промодерировать.

Подберите активности

Приведём самый базовый список, а остальное ограничивается только вашим воображением и возможностями.

Знакомство.

Придумайте заранее, как вы будете представлять гостей друг другу. Например, коротко расскажите историю вашего знакомства и пусть участник сделает в ответ то же самое. Или задайте тему: «Моё жизненное кредо», «История, которая точно демонстрирует мои главные качества», «Моя самая смешная история», «Я здесь, потому что».

Очень важно опаздывающих гостей тоже представить, чтобы ввести их в контекст и обратить внимание аудитории на нового участника, особенно если компания небольшая.

Мастер-классы (кулинарный, кондитерский, флористический, художественный, вокальный, танцевальный, по красоте, здоровью и стилю, по приготовлению коктейлей).
Розыгрыш.
Создание коллажей.
Настольные и не настольные игры.
Выступление кавер-групп.
Живое общение (чтобы никто не выпал из беседы, можно заранее составить список тем и предлагать их к обсуждению; или задать тему для обсуждения и раскрывать её через личные или профессиональные истории участников, когда они по очереди будут что-то рассказывать, а слушатели — комментировать или задавать вопросы, давать эмоциональные отклики).
Вручение подарков, если мероприятие посвящено празднику (день рождения, например).

Выберите приложение или площадку для трансляции

Мы рекомендуем ZOOM по нескольким причинам:

За время самоизоляции большинство людей освоили эту платформу для конференций.
Есть возможности для групповой работы, если этого потребуют ваши активности.
Если вы не будете привлекать организатора для вашего события, то легко сможете сами освоить платформу или найти помощника, который захочет поддержать вашу инициативу, так как многие уже прошли разные обучения и получили личный опыт управления ZOOM-конференциями.
Возможна запись мероприятия. Но заранее согласуйте с гостями это намерение. Не всегда сохранение историй про неформальное общение уместно, особенно если вы приглашали статусных гостей.

Предусмотрите важные организационные моменты

Составьте чёткий план по всем активностям.
Подумайте заранее о том, как пригласите гостей (рассылка по e-mail, создание лендинга, доставка приглашение курьером и т.д.).
Протестируйте вашу площадку и компьютеры ключевых участников события (организаторов) заранее.
Продумайте момент встречи и сбора гостей. Здорово, если вы заранее обсудите с участниками аперитив. Например, будете приветствовать каждого зашедшего в конференцию жестом, имитирующим чоканье бокалами.
Не отступайте от тайминга. Заранее сообщите гостям, что временные границы будете соблюдать жёстко. В онлайн усталость наступает быстрее. И если в момент вечеринки Ваш гость физически находится в своей квартире, то, наверняка, у него есть ограничения и обязательства перед членами семьи. Начинайте вовремя, даже если не все в сборе.
Начните с приветственной речью.
В начале вечеринки сообщите гостям правила коммуникации и взаимодействия. К кому они должны обращаться за технической помощью. Должны ли предупредить и как о своём выходе из встречи. Нужно ли выключать микрофоны. Если предполагается групповая работа, как технически вы будете это осуществлять. Познакомьте с ведущим и вашей командой.
Завершите мероприятие обращением к гостям, чтобы ни у кого не было сомнений, что встреча подошла к концу. Оставьте 10 минут для участников на возможность поблагодарить вас. Наверняка, им захочется поделиться эмоциями и впечатлениями, «обнять» Вас или «пожать руку».

Завершите проект

Завершить проект по организации вечеринки так же важно, как и начать.

Обязательно поблагодарите всех, кто участвовал и помогал организовывать. Если масштаб вечеринки был не велик, то вместе со спасибо всем заинтересованным лучше сообщить о результатах, которых вы вместе добились.
Расскажите о формате широкой аудитории — на вашем сайте, на страницах в социальных сетях. Возможно, те, кто побоялись прийти на первую экспериментальную вечеринку, захотят прийти на вторую, прочитав или просмотрев видео о том, как захватывающе это было.

Узнать больше о проекте Душевный Bazar можно на официальном сайте НКО. Еще больше онлайн-активностей на портале добрых дел «Я — дома».