Среди ошибок в деловой переписке встречаются такие, как отсутствие темы письма и конкретики, неформальный тон, обилие канцеляризмов и клише, сообщила РИАМО карьерный эксперт столичной службы занятости населения Ирина Шогенова.

«Каждый сотрудник хотя бы раз сталкивался с ситуацией, когда нужно быстро найти важное письмо в рабочей почте. Но очень часто письма теряются из-за того, что в них не указана тема. Возьмите себе за правило всегда указывать тему письма. Она отражает содержание текста и помогает решить, читать его или нет», — порекомендовала Шогенова.

Она добавила, что письма без конкретики — еще одна типичная ошибка делового общения.

«Кратко опишите суть задачи в первом абзаце. Разбейте текст на части, добавьте подзаголовки, пронумеруйте важные пункты. Письмо должно иметь четкую структуру. Не пишите «срочно» или «горит» — эти слова могут стать для коллег триггером. Вместо этого лучше указать конкретную дату или время, например, «до 24 ноября» или «до 16:00», — посоветовала эксперт.

По мнению Шогеновой, стоит придерживаться нейтрального стиля в деловой переписке.

«То, как вы разговариваете с друзьями, совершенно недопустимо в деловом общении. Не начинайте письмо со слов „Доброго времени суток!“, „Приветик!“, в качестве приветствия подойдет „Добрый день!“ или „Здравствуйте!“ Не стоит писать „Народ! Коллеги! Ребзя!“, лучше обратитесь по имени к каждому получателю», — отметила специалист.

Канцеляризмы и шаблонные фразы делают текст письма сухим и малопонятным, подчеркнула сотрудник столичной службы занятости.

«Подбирайте слова и выражения, которые легко читать. Например, фразы «просим оказать помощь» или «руководитель принял решение» лучше заменить на «просим помочь», «руководитель решил», — пояснила она.

Резюмируя, эксперт рассказала, что в официальных письмах ошибки нередко совершают из-за невнимательности.

«Обилие опечаток может стать показателем того, что человек даже не прочитал письмо перед отправкой. Проверяйте свои письма на ошибки. Если сомневаетесь, обратитесь к справочнику по пунктуации или орфографическому словарю», — резюмировала специалист.