Известный лингвист, редактор, автор книги «Пиши, сокращай» Максим Ильяхов провел для работников соцзащиты тренинг по правилам деловой переписки. Два дня слушатели программы учились редактировать, выстраивать общение внутри коллектива и вести переписку по электронной почте так, чтобы она не отправлялась в папку «Корзина» или «Спам».

Тренинг на площадке столичного Института дополнительного профессионального образования работников социальной сферы собрал порядка 20 специалистов, работающих в столичной системе соцзащиты: от руководителей учреждений до редакторов и корреспондентов пресс-служб. Всех их объединило желание научиться писать коротко, емко, доходчиво.

Деловая переписка — один из основных способов коммуникации с коллегами на работе. Как через дистанционное общение показать уважительное отношение и заботу об интересах адресата? Эти вопросы стали основными на тренинге Максима Ильяхова.

«На работе большинство из нас настроено на сотрудничество. Общаясь лично, мы стремимся быть дружелюбными, по-человечески реагировать на конфликты. На совещаниях стараемся формулировать мысли как можно понятнее. Но как только речь заходит о письменном общении, что-то идет не так. Штампы, сухой официальный стиль, небрежность... Это сложившаяся традиция деловой переписки способна нанести рабочим отношениям серьезный вред», — считает спикер.

Основные правила переписки

Максим Ильяхов рекомендует на стандартную офисную переписку всегда смотреть глазами получателя и дает несколько советов, как составить письмо, чтобы читатель быстрее и качественнее разобрался в предмете сообщения.

№ 1. Сформулируйте тему письма — четко и понятно. Неслучайно многие почтовые интерфейсы автоматически напоминают, чтобы при отправлении письма была заполнена «Тема сообщения». Получатель должен понимать, что и когда от него хотят. В теме нужно указывать подробности, которые помогут человеку принять решение: отвечать ли ему на письмо сразу или можно отложить.

  • Некорректный вариант: «Участие в тренинге».
  • Приемлемо: «Участие в тренинге М. Ильяхова: регистрация сегодня, 10.02.2020, до 14-00».

№ 2. Одно письмо посвящено только одному делу. Допустим, вы ведете много проектов и по каждому есть вопросы. Не надо мешать все в кучу. Лучше обсудить в переписке несколько деталей одного дела, чтобы читатель не переключал свое внимание между проектами.

  • Некорректный вариант: «Ира, здравствуй! У нас изменился состав и количество участников тренинга „Деловая переписка“. Сверь, пожалуйста, список, который я прикрепила к этому письму, с тем, что есть у тебя.

    И надо обсудить, кто будет курировать мартовские мастер-классы. Есть четыре кандидатуры: Иванов, Петров, Сидоров, Загоруйко. Созвонись с ними».
  • Приемлемо: «Ира, здравствуй! У нас изменился состав и количество участников тренинга „Деловая переписка“. Сверь, пожалуйста, список, который я прикрепила к этому письму, с тем, что есть у тебя.

    Если окажется, что в аудитории не хватает мест, нужно забронировать конференц-зал на 11 февраля, с 9-00 до 18-00»
    .

№ 3. Помогите читателю понять, что в вашем письме главное. Помните, у всех много работы и мало времени, и когда человек получает по почте «простыню» сплошного текста, ему потребуется лишнее время, чтобы углубиться в детали. Захочет ли он тратить на это драгоценные полчаса? Вряд ли (особенно руководитель)!

Поделите свое письмо на абзацы, используйте в тексте списки с цифрами и буллитами. Так вы поможете читателю быстрее ухватить главное. Отлично работает прием «косточки»: в начало абзаца выносится главная мысль и выделяется наглядно.

№ 4. Необходимые документы прикладывайте сразу к письму, а ссылки — объясняйте. Вместо фразы «Список участников тренинга лежит в папке на сервере» прикрепите сам документ к сообщению. И другие материалы, которые понадобятся человеку для работы. Исключение: объемные презентации или тяжелые фотоархивы, которые «подвешивают» почту. Тут уж без ссылки на хранилище не обойтись.

Когда вставляете ссылку в письмо, обязательно подписывайте, куда она ведет. Например, «Фотографии с тренинга М. Ильяхова: \\share\FTP\Фотографии Саши».

№ 5. Указывайте контактную информацию. Не забывайте указывать свое имя и контакты, по которым можно с вами связаться.

«Максим говорил о сложных вещах простым языком. Я получила ответы на многие вопросы, например, как „оживить“ скучный текст, какие фото лучше использовать в статьях и многое другое. Теперь осталось использовать эти советы на практике и писать легко и сокращать без сожаления», — поделилась участница тренинга Юлия Плом.

«Тренинг у Максима Ильяхова напомнил мне семинары по стилистике на факультете филологии, только с современными фишками и юмором. На занятиях узнала, что такое „труизм“ в деловой переписке и как корректно ответить агрессивно настроенному человеку. Мы разбирали тексты по „косточкам“ и делали их более читабельными», — рассказала другая участница Татьяна Арбекова.

СЛЕДУЮЩИЙ ТРЕНИНГ — «ГОВОРИТ ГОСУДАРСТВО»
Обучающая программа по деловой переписке стала первой в цикле тренингов Максима Ильяхова для работников соцзащиты. Следующий курс запланирован на 19-20 февраля и будет называться «Говорит государство». Он посвящен официальным сообщениям властей и канцеляриту в документации. На занятиях Максим Ильяхов расскажет, как общаться с жителями, отвечая на их запросы максимально понятно и с пользой.

Пресс-служба Департамента труда и социальной защиты населения города Москвы