16 ноября 2023 года
От умения правильно выстраивать деловую коммуникацию зависит результат многих бизнес-задач и даже целых проектов. Эксперт отдела предпринимательства и самозанятости специализированного центра занятости «Моя карьера» Екатерина Скуланова рассказала о том, как простые правила деловой переписки помогут сохранить хорошие отношения в коллективе.
«Деловая переписка уже давно стала частью повседневной рабочей жизни. Мы регулярно пишем различные письма коллегам, подчиненным или партнерам. Но мало кто задумывается о том, как много правил общения в деловой среде существует и как их несоблюдение может повлиять на отношения в коллективе», — отметила Екатерина Скуланова.
Отсутствие темы письма
Представьте, что на почту сотруднику ежедневно приходит по 10-15 писем, и у каждого из них в графе «Тема» ничего нет. Как понять, что из полученного необходимо открыть и выполнить прямо сейчас, а что может подождать?
«Тема письма — удобный инструмент, позволяющий всего лишь из одного предложения понять то, о чем дальше пойдет речь, что от сотрудника требуется сделать и в какой срок. Поэтому тема делового письма должна содержать в себе все три этих компонента: событие, время, место. Например, „Собрание отдела сегодня в 16:00 в 205“ — вполне исчерпывающая и понятная информация», — пояснила эксперт.
Мемуары вместо конкретики
Инфостиль — золотой стандарт деловой переписки. Применение информационного стиля — лучший способ сделать письмо конкретным, понятным, без лишней воды.
«Во время написания делового письма излагаемая мысль должна быть лаконичной, без отвлеченных абстрактных рассуждений. Это позволит читателю без труда понять, что автор письма имеет ввиду. Также не стоит в одно письмо вмещать множество разных посылов. Запомните важное правило: один текст — одна мысль. Это применимо не только к деловому письму, но и к любому текстовому материалу в принципе», — отметила Екатерина Скуланова.
Шаблоны, штампы и канцеляризмы
Такие фразы, как «Доброго времени суток», «Я вас услышала», «Заранее большое спасибо», «Дорогие многоуважаемые коллеги», превратились в раздражающие штампы из-за частого использования.
«Чтобы не вызывать подсознательную негативную реакцию и раздражение у адресата, нужно стараться избегать заезженных фраз. Ведь искреннее уважение работает лучше, чем любые канцеляризмы и штампы. Например, предложение: „Многоуважаемый коллега, доводим до Вашего сведения необходимость обсудить этот вопрос лично“, — воспринимается как скрытая агрессия и вызывает напряжение. Но если написать проще: „Иван, предлагаю встретиться сегодня в 13:00 в переговорной комнате“ — то градус восприятия информации изменится и не настроит человека на негатив», — сообщила эксперт.
Отсутствие структуры
Деловое письмо — консервативная форма общения, у него есть четкая и понятная структура. Она включает в себя имя отправителя, тему письма, приветствие, суть сообщения, просьбу или вопрос, полную подпись отправителя, способы связи с ним и при необходимости дополнительные файлы в виде вложений.
«Казалось бы, ничего сложного. Но зачастую при составлении письма многие люди упускают один, а то и несколько компонентов. Если деловое письмо лишено хотя бы одного из них, адресату становится намного сложнее сориентироваться в тексте и понять его суть», — рассказала Екатерина Скуланова.
Некорректное обращение
Несмотря на то, что обращение обычно состоит из одного-двух слов, при его оформлении действуют три важных правила.
«Во-первых, не рекомендуется применять обобщение „коллеги“. В корпоративной среде это слово давно стало штампом, которого нужно стараться избегать. Если в качестве адресатов указаны два-три человека, то лучше обратиться к ним по именам. Если получателей больше трех, будет достаточно обычного „Всем привет!“ или „Здравствуйте“», — пояснила эксперт.
«Во-вторых, будьте внимательны к имени собеседника. Олеся и Алеся, Софья и София, Коля и Толя — это разные имена. Девушка с именем Гали — это не Галина. Нина — это не Инна. Кроме того, не переходите на „ты“ и не используйте уменьшительно-ласкательные формы имени собеседника без его согласия. Если человек представился Александром, не стоит называть его Сашенькой и даже Сашей. Всегда помните об уважении: если вы проявили его к адресату, оно будет проявлено к вам в ответ», — добавила эксперт.
«Такие несложные, но очень важные рекомендации помогут не только усвоить навыки деловой переписки и получить нужный результат, но и сохранить хорошие уважительные отношения в коллективе», — завершила Екатерина Скуланова.
Справочно
В центре «Моя карьера» можно пройти различные тренинги и программы, в том числе записаться на курсы «Копирайтинг: быстрый старт», «Школа молодого копирайтера» и занятия по написанию текстов разных типов. На тренингах участники познакомятся с профессией копирайтера, изучат основы создания текстов и напишут свой собственный текст.
Трудоустроиться жителям столицы помогает крупнейший государственный кадровый оператор — служба занятости населения города Москвы. В ее структуру входят 59 офисов, большинство из которых расположено в центрах госуслуг «Мои документы». Флагманские центры с расширенным набором услуг открыты по адресам: улица Куусинена, дом 2, корпус 1; улица Шаболовка, дом 48. Специализированный центр занятости «Моя карьера» находится на улице Сергия Радонежского, дом 1, строение 1.
Пресс-служба Департамента труда и социальной защиты населения города Москвы