Как достичь максимального результата за один рабочий день, избежав коммуникационных неудач и выгорания? Все ли задачи одинаково полезны? Зачем социальному учреждению нужна система «Канбан»? На эти и многие другие вопросы нашли ответы участники тренинга, прошедшего в столичном Институте дополнительного профессионального образования работников социальной сферы.

К двухдневному интенсиву присоединились все руководители центров компетенций и отделов института. Обучение вела опытный бизнес-тренер, T&D-менеджер, командный коуч Международного Эриксоновского Университета и фасилитатор Валерия Мерзлякова. Она познакомила участников с основными принципами проектного подхода к управлению организацией и системой постановки и реализации задач «Канбан».

Гибкая технология «Канбан» предполагает, что все этапы проекта визуализируются на специальной доске (борде). В любой момент времени члены команды могут видеть текущее состояние задачи. Это обеспечивает максимальную актуальность и полную прозрачность работы.

Поточная система постепенно уже внедряется в работу столичного ИДПО, она поможет повысить эффективность выполнения госзаданий и оптимизирует систему поощрений и компенсаций сотрудников.

«В конце 2020 года мы внедрили электронную систему управления бизнес-процессами JIRA и пространство для внутренних коммуникаций с базой знаний Confluence. В нынешнем году планируем развивать наше цифровое решение, расширяя сервисные возможности пользователей. Параллельно 100% документооборота организации в ближайшее время будет переведено в электронный формат», — рассказывает директор ИДПО Ирина Германова.

Обучение на реальных кейсах

Первый день обучения посвятили бизнес-игре. Участники разделились на команды и получили вызовы от тренера — сложные и простые, срочные и несрочные задачи, которые предстояло реализовать за одно и то же время с максимальной эффективностью. Игрокам предстояло сделать выбор между «дорогими» в баллах, сложными и долгими по времени реализации задачами и более «дешевыми», простыми, но многочисленными. Проходя от кейса к кейсу по игровым полям, участники понимали, что не все задачи так результативны в итоге, некоторые задачи вовсе не стоит брать в работу.

Эксперт помогла командам отработать сценарии появления «горящих» задач, которые не всегда результативны и зачастую идут во вред эффективности. Еще обратила внимание участников на важность мониторинга «озадаченности» каждого члена команды и показала на практических примерах, как перегруженность срочными задачами приводит к падению качества работы и выгоранию сотрудников. Далее участники тренинга справились с модулем «блокирующих зон»: это участники команды, наводящие суету и дискоммуникацию или имеющие непреодолимую тягу к долгим согласованиям, затормаживая тем самым общую результативность.

«Проектно-командный подход в работе и реализация задач в непрерывном прозрачном потоке позволяют повысить эффективность большинства бизнес-процессов организации, повысить качество образовательных продуктов института и скорость их выпуска, контролировать нагрузку специалистов. Тренинг ускорил полноценную интеграцию этих двух технологий в ежедневную работу ИДПО», — говорит замдиректора института по управлению персоналом и организационному развитию Наталья Букина.

Второй день тренинга был предельно практичным. Чтобы сотрудники четко понимали стоящие перед ними задачи, а руководители могли все контролировать, была составлена «дорожная карта» всех процессов института. Под руководством тренера участники научились работать с проектами и задачами по методу SMART. От идеи и анализа до разработки и завершения каждая задача должна быть максимально конкретной, ограниченной по времени, измеримой, достижимой, значимой и при этом способствовать реализации главных целей организации.

Планы у ИДПО амбициозные. Команда института нацелена выпускать высококачественные образовательные продукты с высокой скоростью и в кратчайшие сроки, внедрить регулярную оценку эффективности обучения в институте специалистов социальной сферы и уровня их удовлетворенности образовательным процессом в ИДПО. В реализации этих планов помогут прекрасно себя зарекомендовавшие в бизнес-секторе инструменты, освоенные участниками тренинга.

Пресс-служба Департамента труда и социальной защиты населения города Москвы