Перевод сотрудников на удаленную работу стал несомненным преимуществом в ситуации пандемии. Вполне вероятно, что руководство компаний решит использовать новый опыт и по окончании режима самоизоляции. На выстраивание эффективной дистанционной работы с командой потребуется больше усилий, чем в офисе: много времени уходит на переписку в мессенджерах и электронной почте, на звонки и онлайн-встречи. С одной стороны, это вызывает напряжение и недовольство, с другой — есть вопросы, которые можно решить только сообща.

Тренеры мастерской эффективного трудоустройства центра «Моя карьера» делятся советами, как подготовиться и эффективно провести совещание с командой, работающей в удаленном режиме.

  • Онлайн-совещания должны быть короткими и структурными. Комфортнее всего, если ежедневные встречи будут укладываться максимум в 30 минут. Удерживать внимание людей дольше будет непросто.
  • Прежде чем назначать совещание, нужно определить, какой результат вы хотите получить. Исходя из этого — сформировать список участников онлайн-конференции. Если вы хотите, чтобы каждый сотрудник имел возможность высказаться, количество совещающихся не должно превышать 6-8 человек.
  • Обычно онлайн-совещания делятся на два типа: регулярные встречи, например, для синхронизации плана дня и нерегулярные, которые посвящены отдельным вопросам, мозговым штурмам, обсуждению новых идей или решению внезапно появившихся проблем. Встречи второго типа будут более эффективными, если перед началом каждый из участников получит краткую повестку. Особенно, если вы приглашаете на совещание сотрудников других отделов или внешних экспертов.
  • Обращайте внимание на качество коммуникации и вовлеченность участников в процесс обсуждения. Сформулируйте правила вашей работы. Например, во время совещания все участники включают видео, а микрофоны активируют только на время, когда хотят что-то сказать. Вы также можете договориться об условных сигналах, которые будете подавать друг другу, если, например, пропала связь. Это упростит дистанционное общение и позволит избежать недопонимания.
  • Начинайте встречу с шутки или благодарности. Это позволит участникам переключиться, сформирует позитивную атмосферу, в которой будет легче обсуждать даже самые сложные вопросы.
  • Онлайн-совещание, как и очное собрание с командой, — процесс, требующий модерации. Важно, чтобы каждый участник имел возможность высказаться, встреча сохраняла структуру, а команда не переключалась на обсуждение другой темы. Роль модератора может взять на себя руководитель. Распределение обязанностей модератора между участниками команды помогает поддерживать включенность в процесс, развивает новые навыки, а также дает возможность прочувствовать на себе, насколько сложно руководителю бывает удерживать внимание всей команды.
  • Периодически меняйте формат проведения совещаний. Для генерации идей вы можете использовать онлайн-доски, для принятия решений — голосования. Проблемы, с которыми сталкивается команда в рабочем процессе, можно сначала совместно нарисовать или подобрать к ним фотографии, сформировать онлайн-коллаж, который затем вместе обсудить. На онлайн-встречу каждый может прийти с кофе или чаем, у вас есть возможность устроить совместный обед и одновременно обсудить рабочие вопросы. Таким образом вы удерживаете внимание команды, позволяете людям лучше узнать друг друга, поддерживаете коммуникации между сотрудниками.
  • Во время встречи фиксируйте основные моменты, которые вы обсуждали; идеи, которые пришли в голову и договоренности. Для удаленной коммуникации важно вести протоколы встреч, так как к ним можно вернуться в любой момент, чтобы уточнить детали.
  • Не забывайте подводить итоги каждой встречи. Записывайте принятые решения, ответственных за их исполнение и сроки выполнения задач. После совещания отправляйте участникам письменно зафиксированные итоги.
  • Неформальные встречи также важны. Давайте возможность команде шутить, веселиться, вместе отмечать маленькие победы, праздновать завершение проектов.

Онлайн-команда функционирует так же, как и группа сотрудников, которые каждый день работают в одном помещении. Планирование и распределение задач, понимание каждым из участников своих обязанностей и роли в общем процессе, а также неформальное общение помогают создать сплоченный коллектив, поддержать мотивацию сотрудников и обеспечить эффективность работы. А ведь именно этого вы и добиваетесь.

Пресс-служба Департамента труда и социальной защиты населения города Москвы