Как использовать мессенджеры в рабочих коммуникациях: советы от экспертов центра «Моя карьера»

Сервисы мгновенного обмена сообщениями завоевали популярность среди пользователей благодаря своему удобству и простоте в использовании. Неудивительно, что люди стремятся пользоваться мессенджерами постоянно, в том числе и на рабочем месте. На набор коротких сообщений и их отправку уходят считанные секунды, а скорость общения между людьми возрастает. Сейчас, в условиях самоизоляции, когда большинство сотрудников перешло на удаленную работу, общение в мессенджерах особенно актуально.

Тренеры центра «Моя карьера» разработали простые рекомендации, как сделать использование мессенджеров удобным инструментом рабочих коммуникаций.

• Сделайте вашу учётную запись деловой. Измените имя на своё обычное. Не используйте прозвища. Называйте себя так, как хотите, чтобы вас называли другие.
• Проверьте фото. Замените его на более деловое. Вполне возможно, что вы привыкли использовать мессенджеры только для общения с друзьями и родными. Не забывайте, что незнакомые или малознакомые люди составляют впечатление о вас в том числе по фотографии.
• Замените голосовые сообщения на текстовые. Не всем и не всегда удобно прослушивать звуковые сообщения. Предупреждайте о них или спрашивайте разрешение. Резюмируйте своё голосовое сообщение текстом. Так его будет проще найти в чате.
• Для деловых коммуникаций — только рабочее время. После 21:00 не отправляйте сообщения, и тем более голосовые, с рабочими вопросами. Вспомните себя, когда вам приходят сообщения с поручениями от руководства во время семейного ужина. Другим это тоже не нравится.
• В отличие от сообщения в почте, общение в мессенджере лучше делать кратким и по делу. При этом не забывайте о законах вежливости. Здороваться, благодарить, коротко вводить собеседника в курс дела — обязательно.
• Если вы общаетесь в чате с командой, договоритесь о правилах взаимодействия: во сколько можно начинать писать утром, когда завершать общение вечером.
• Общие чаты мессенджеров не являются пространством для критики и выяснения отношений. Лучше вообще не использовать текстовые сообщения, а делать это при личной встрече или в формате видеозвонка.
• Сообщения в мессенджерах не всегда требуют немедленного ответа. Если вы фокусируетесь на выполнении рабочей задачи или в выходные проводите время с семьёй, не нужно пытаться моментально отвечать на каждое входящее послание. Умение откладывать телефон даст вам возможность сконцентрироваться на текущем моменте.

Пресс-служба Департамента труда и социальной защиты населения города Москвы